O eSocial para empresas já é uma realidade. No início de janeiro de 2018, tornou-se obrigatório o registro das instituições com faturamento acima de R$ 78 milhões na plataforma do Governo Federal, que visa integrar o envio de documentos e reduzir a burocracia organizacional. A partir de julho, os demais empreendimentos privados, MEIs e pessoas físicas tornam-se sujeitos ao eSocial.
Por esse motivo, deve-se realizar o cadastro no eSocial, com as informações iniciais do empregador e envio de tabelas. É preciso atualizar o registro e dados de todos os funcionários. Outra ponto indispensável é adquirir o e-CNPJ: certificado digital obrigatório para as empresas, que é utilizado para viabilizar e validar o envio dos arquivos com uma assinatura digital. Diante esses processos, as empresas passam a ter novas rotinas que impactam diretamente na cultura organizacional e na gestão de equipes.
Antes do eSocial, várias organizações omitiam documentos, não processavam laudos ou maquiavam processos para economizar tempo, se esquivar da fiscalização e controles da legislação. Contudo, com o novo programa do Governo, essas situações devem ser transformadas: o envio dos documentos obrigatórios deverá ocorrer dentro dos prazos pré-definidos, com a penalidade de multas elevadas em caso de erros ou atrasos.
Assim, o eSocial nas empresas exigirá muita atenção dos gestores e cautela dos colaboradores responsáveis por encaminhar os dados e documentos. Fora o maior comprometimento e transparência, será vital manter canais de comunicação rápidos e acessíveis que permitam uma interação direta com os funcionários. Qualquer mudança nas informações pessoais dos colaboradores, bem como a ocorrência de eventos não-periódicos, deverá ser comunicada seguindo as normas previstas.
Nestas primeiras etapas, o eSocal pode parecer complicado e demandar trabalho adicional; entretanto, as mudanças previstas pelo eSocial são muito benéficas às empresas - afinal, a legislação prevê normas que irão ampliar o controle e proteção dos colaboradores e empregadores. No artigo Cadastro eSocial, detalhamos os prazos e os eventos que devem ser registrados na plataforma. A seguir, saiba mais sobre as questões que irão transformar a cultura da sua empresa.
Cuidados com o registro e saúde dos funcionários
A realização de exames ocupacionais é uma rotina padrão em todas as empresas, tanto na admissão quanto no desligamento dos colaboradores. A mudança com o eSocial, é que no momento de um funcionário iniciar suas atividades na empresa, ele já deverá ter realizado o Exame Médico Admissional. Isso vale para a contratação de estagiários e intermitentes.
A plataforma do eSocial para empresas não aceitará o cadastro de admissão enquanto não houver o registro do exame admissional. Será fundamental ter cuidado com as contratações emergenciais - datas incorretas nos arquivos ou tentativas de alteração das informações nos documentos podem render multas às empresas.
Uma situação comum, por exemplo, é que durante a contratação de estagiários, as empresas tenham problemas com o registro da universidade ou centro técnico. Agora, além da obrigatoriedade de ter o Termo de Compromisso de Estágio, será necessário realizar o exame admissional e, em seguida, o cadastro no eSocial dos estudantes no tempo determinado.
Outra alteração com o eSocial para empresas, é que o período para realização de exames periódicos, para mudança de função e demissão deverá ser cumprido à risca. Sem o registro de tais documentos, o empreendimento fica sujeito ao pagamento de multas de até R$ 4.025,33. O mesmo pode-se considerar para o registro dos Atestados de Saúde Ocupacional (ASO).
Atenção: a Norma Regulamentadora 7 prevê o desenvolvimento do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional. Com o eSocial, as informações do PCMO, junto com os demais dados do Programa Ocupacional da empresa, do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho) deverão constar na plataforma do eSocial a partir de janeiro de 2019.
As empresas devem estar atentas às mudanças previstas pela Reforma Trabalhista, que inseriu novas normas de insalubridade para o ambiente de trabalho para grávidas e lactantes.
Controle do ponto com o eSocial para empresas
O registro do ponto dos colaboradores é uma questão que irá exigir muita atenção dos gestores. Até então, muitas empresas realizavam o fechamento da folha de pagamento no final de cada mês por competência, considerando o registro do ponto de períodos diferentes. Mas para realizar o envio ao eSocial das folhas de pagamento, seguindo a legislação, será necessário utilizar as informações por competência do período exato do mês vigente.
Na prática, a apuração deverá utilizar como base o período do ponto do dia 1º ao último dia de cada mês, considerando os descontos e valores adicionais. É importante ressaltar que, por contas das novas leis trabalhistas, deve-se estar atento às mudanças na jornada de trabalho, compensação de horas e principalmente as questões envolvendo o pagamento de horas extras. Leia o artigo Banco de Horas: entenda as novas regras para controle da jornada de trabalho, e entenda as principais mudanças.
Vale destacar, que todo tipo de afastamento, aviso de férias, férias e atestados deverão ser registrados na plataforma, cumprindo os prazos dos eventos não-periódicos.
MK oferece apoio fiscal e na gestão de equipes para adaptação do eSocial para empresas
Para garantir que todos os processos referentes às mudanças previstas pelo eSocial nas empresas sejam cumpridos, a MK Soluções Empresariais oferece uma série de materiais sobre o tema e consultorias focadas no programa. Solicite um orçamento agora mesmo e organize todos os documentos e dados da sua empresa, evitando multas e problemas fiscais.
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