O eSocial é um programa do Governo Federal (Decreto nº 8.373), criado para unificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e tributárias das empresas de todos os segmentos. Na prática, o sistema deve reduzir a burocracia para os gestores e empresários que, até então, enviavam vários documentos separadamente aos órgãos responsáveis como a Receita Federal e a Previdência Social.
Dentre as várias obrigações trabalhistas, como as abordadas no eBook Demandas de Departamento pessoal e de RH para empresas de tecnologia, estão:
- folha de pagamento;
- aviso prévio;
- notificações de acidentes de trabalho;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- guias preenchidas;
- contribuições previdenciárias;
- formulários virtuais.
O problema é que muitos desses comprovantes acabam tendo informações duplicadas ou divergentes. Com o eSocial, algumas obrigações acessórias deixarão de existir, como:
- Livro de registro de empregado;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
Qual o impacto do eSocial para startups e empresas de tecnologia?
Assim como todos os empreendimentos nacionais, as startups e empresas de tecnologia precisam atualizar o cadastro e rubricas dos funcionários, adquirir um certificado digital, e verificar os CPFs ativos de cada colaborador da empresa na Receita Federal (inclusive dos dependentes). Outro passo é revisar todos os processos realizados pelos diferentes setores da organização, desde o departamento pessoal, contabilidade, jurídico, medicina ocupacional e etc.
Para a realização efetiva dessas etapas é fundamental que os gestores conheçam bem as leis trabalhistas e busquem uma assessoria especializada, que possa auxiliar na preparação e organização dos documentos da empresa.
Calendário de Eventos trabalhistas
Um ponto que as organizações devem tomar cuidado é em relação aos tipos de eventos e os prazos para envio dos arquivos digitais à plataforma do eSocial. Se antes, as organizações tinham certa flexibilidade para o encaminhamento e declaração de algumas informações, a partir de 2018 os prazos deverão ser respeitados - o não cumprimento pode gerar multas.
O eSocial define as atividades realizadas nas empresas como:
Eventos Iniciais: são os cadastros iniciais, com dados do empregador e contribuintes. Também contam como eventos iniciais as rubricas, as informações sobre funções, horários, carreira, ambiente de trabalho, processos administrativos, operadores portuários, estabelecimento, obras ou unidades de órgãos públicos.
Eventos Periódicos: acontecimentos registrados com frequência pré-determinada, tais como o pagamento de salários, benefícios previdenciários, aquisição de produção rural, contratação de trabalhadores avulsos não portuários, e mais.
Eventos Não-periódicos: são os fatos que não têm uma data fixa para ocorrer, por exemplo, afastamentos, acidentes de trabalho, desligamentos, contratações e outras atividades.
Vale destacar que o eSocial torna-se obrigatório a partir de 1º de janeiro de 2018 para as empresas com faturamento superior a R$78 milhões, e em julho para os demais.
O eSocial e a Reforma Trabalhista
Entrou em vigor no dia 11 de novembro de 2017, a Reforma Trabalhista (PL 6.787), junto com a Medida Provisória 808/2017, no dia 14 de novembro. As normas tratam das novas regras de contratação, férias, remuneração, banco de horas, jornada de trabalho, questões de saúde no trabalho - como insalubridade para grávidas - e alterações na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Com o eSocial, o registro de todos os eventos referentes à empresa deve ser realizado respeitando os prazos de envio à plataforma e também as novas leis trabalhistas. Para isso, é indispensável conhecer tanto as normas e documentos exigidos pelo eSocial quanto os detalhes da Reforma. Um exemplo, são as férias de 30 dias, que pelas novas regras podem ser fracionadas em até três períodos. Tanto o afastamento quanto o retorno de cada intervalo precisará ser registrados corretamente na plataforma do eSocial, respeitando o tempo de aviso-prévio aos funcionários.
As empresas precisam ficar atentas aos eventos iniciais, como o cadastro dos novos funcionários. As novas modalidades de trabalho como home office, intermitentes e autônomos deverão ser incluídas na plataforma. Em entrevista ao portal de notícias G1, o assessor especial da Receita Federal, Altemir Linhares de Melo indicou que toda contratação em carteira, como de jornadas intermitentes ou por empreitada, terá de ser transmitida ao eSocial.
Assinatura Digital
O envio de qualquer documento à plataforma do eSocial só poderá ser realizado com a assinatura digital da empresa, ou seja, o e-CNPJ. Trata-se da versão online e com validade jurídica do CNPJ da organização. O certificado digital é obrigatório e garante a veracidade das informações e dados digitalizados. Para adquirir um arquivo, o responsável legal da empresa deve buscar uma Autoridade Certificadora autorizada pelo órgão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
No artigo e-CNPJ: certificado digital obrigatório para as empresas apresentamos os detalhes e as características deste arquivo, além de utilizações como integração com os sistemas para emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).
Ressaltamos a importância de adquirir uma assinatura digital, assim como, realizar as atividades iniciais de cadastro, atualização de rubricas e preparação para implementação do programa eSocial. As empresas que não adotarem o sistema, poderão sofrer multas e processos judiciais.
Se você ficou com alguma dúvida específica sobre o eSocial ou do impacto que o programa irá gerar na sua empresa, envie um comentário ou entre em contato conosco.
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