Vendedores, desenvolvedores, consultores, técnicos e outros prestadores de serviços no setor de tecnologia e inovação têm a obrigação de emitir Nota Fiscal para as atividades desempenhadas. Esse documento tem como finalidade registrar e comprovar a execução do trabalho, assim como a compra e venda de produtos ou licenças de uso de softwares, por exemplo. Outra finalidade dessa emissão é a tributação das atividades, que varia conforme o tipo de serviço e mercadoria. Não emitir nota fiscal representa sonegação fiscal.
No Brasil existem vários tipos de Notas Fiscais, sendo que as modalidades de produto e de serviços são as mais comuns no segmento de TI. A finalidade da operação irá definir o tipo de documento a ser emitido. Para registrar a venda de produto será emitida uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) enquanto que para documentar uma prestação de serviço será utilizada uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Além do objetivo de emissão, outra diferença entre a NF-e e a NFS-e é em relação ao órgão que emite, cadastra e realiza a validação destes documentos, interferindo também sobre a forma de tributação de cada operação.
As Notas Fiscais de produto serão transmitidas para o Estado e as de serviços para o Município, sendo que há um software de emissão próprio para cada instância. No artigo, Mudanças no sistema para emissão de nota fiscal eletrônica apresentamos alguns emissores digitais que facilitam o preenchimento deste documento a partir do pré-cadastro das informações da empresa, mercadoria ou serviço.
Para o correto preenchimento ao emitir Nota Fiscal algumas informações precisam ser definidas previamente, tal como o objeto social, definido no Contrato Social da empresa. Neste documento a empresa define as atividades que irá executar, o que influencia diretamente na sua forma de tributação. A definição destas informações, porém, constituem as principais dúvidas fiscais de TI, uma vez que startups e empresas de tecnologia estão em constante processo de criação e inovação de mercadorias e serviços. Um problema muito comum, por exemplo, é um profissional indicar um tipo de atividade como objeto social do negócio e na prática realizar outro serviço.
Como resultado, a empresa acaba emitindo a Nota Fiscal com erros e tributando de forma incorreta suas operações. Nesses casos, o empreendedor pode ser multado e ter que pagar os valores devidos pela arrecadação incorreta de impostos. Por isso, é importante ficar atento a essas informações ao emitir uma Nota Fiscal.
Informações necessárias para emitir Nota Fiscal
Cada serviço realizado ou mercadoria vendida exige a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica, que será emitida e transmitida por um emissor gratuito ou pago. A prestação de serviços é tributada pelo ISS (Imposto sobre Serviços) e este imposto será devido no local da prestação do serviço. Assim como as empresas de engenharia, muitos negócios de TI acabam sofrendo a bitributação do ISS pela contestação do local da atividade – uma vez que os profissionais de tecnologia realizam serviços em cidades diferentes da sede indicada no Contrato Social. A informação do local onde o serviço foi prestado consta na Nota Fiscal de Serviços no campo CFPS (Código Fiscal de Prestação de Serviços), e seu correto preenchimento identifica para que município o ISS será devido.
Outra dúvida comum no momento de preencher a Nota Fiscal de Serviços é o CNAE. Trata-se da Classificação Nacional de Atividades Econômicas, e deve estar de acordo com o objeto social do negócio. É através do CNAE que a alíquota do ISS é definida. O problema, como já mencionado, é que muitas empresas acabam registrando erroneamente a atividade no Contrato Social e no momento de preencher a NFS-e só reproduzem a informação. O erro, porém, pode sair caro. Por isso é importante buscar um serviço contábil especializado como da MK Soluções Empresariais, que pode avaliar se o objeto social é o mais adequado à realidade da empresa, assim como qual o melhor regime tributário.
No caso de venda de produto vale destacar a importância da correta caracterização do produto para fins de tributação de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Para identificar a natureza das mercadorias, um campo obrigatório e relevante é o campo NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul); sua definição correta interfere diretamente na tributação da mercadoria, pois para cada modalidade de produto há uma alíquota diferente.
Para gerar a NF-e a empresa deve utilizar um software emissor, que deve ser escolhido de acordo com as necessidades da empresa, uma vez que alguns programas apresentam outras funcionalidades financeiras. Após a emissão é necessário armazenar o documento no formato XML, como abordado no artigo Razões para realizar o armazenamento correto das notas fiscais eletrônicas em empresas de TI.
Ao emitir Nota Fiscal Eletrônica de serviços ou produto, certifique-se que os campos preenchidos estão de acordo com a operação realizada e se as atividades desenvolvidas pela empresa estão de acordo com o objeto social definido em seu Contrato Social. Para isso, busque profissionais qualificados como os da MK Soluções Empresariais que podem auxiliar na emissão correta dos documentos.
