Falar de organização empresarial pode parecer algo banal de início, algo que todas as empresas fazem, como organizar documentos ou elaborar planilhas.
Mas, atualmente, esse é um tema que vem ganhando força no mundo corporativo. Muitas empresas perceberam que uma organização empresarial eficiente, que utiliza a tecnologia como um alicerce para maior eficiência em seus processos, gera um excelente retorno a curto prazo.
Afinal, se a sua empresa descobre maneiras de facilitar a comunicação entre os setores, cria mecanismos de facilidade para encontrar e armazenar documentações e possui uma gestão financeira organizada, é lógico pensar que isso trará mais eficiência para o dia a dia e, consequentemente, um aumento na margem de lucro.
Ficou interessado em saber como aplicar essas ideias na prática? Nesse artigo, vamos passar algumas dicas de como garantir uma organização empresarial eficiente para a sua empresa.
Antes disso, vamos explicar um pouco mais sobre o que é, de fato, a organização empresarial atualmente, bem como a importância de aplicar seus conceitos para objetivos de curto ou longo prazo.
Vamos lá?
O que é Organização Empresarial e qual a sua importância?
A organização empresarial diz respeito a tudo o que acontece dentro de uma empresa, desde estratégias de marketing e comunicação com os clientes até a escala de horários de funcionários e o controle de desempenho dos mesmos.
A análise regular de todos esses processos, assim como uma integração maior entre todos os setores são medidas de organização que podem trazer diversos benefícios dentro da empresa. Uma vez que, em posse desse controle, é possível analisar em quais áreas as expectativas estão sendo cumpridas e onde outras podem melhorar sua eficiência.
Além disso, a organização também ajuda o gestor a ter melhor compreensão acerca dos gastos destinados a cada setor. Com isso, é possível verificar onde esse investimento está gerando o retorno esperado e onde é possível cortar custos ou repensar o planejamento estratégico.
Ainda, com processos padronizados e bem definidos entre as áreas e os funcionários, a facilidade para desempenhar suas funções aumenta e, por consequência, a produtividade também.
Dicas para uma boa organização empresarial
Existem diversas maneiras de melhorar a organização empresarial da sua empresa. Listamos algumas delas para ajudar você nesse processo. Vamos a elas:
Esqueça os papéis
Com a tecnologia cada vez mais presente no ambiente empresarial, o papel impresso vem perdendo sua utilidade no dia a dia.
A digitalização dos documentos é cada vez mais comum, isso porque, além de não ocupar um espaço físico da sua empresa, essa prática otimiza o tempo gasto para encontrá-los e oferece mais segurança e transparência na utilização desses dados.
Adquira a prática de realizar backups
Com os documentos digitalizados e de fácil acesso, é preciso pensar na segurança. A maior resistência no hábito da digitalização era o receio de acabar perdendo esses documentos, por conta de diversos problemas tecnológicos.
Hoje, com o armazenamento em nuvem, seus documentos estarão salvos e disponíveis, de forma virtual, por meio de um provedor e protegidos através de criptografia.
Geralmente, esses serviços de armazenamento em nuvem contam com sistemas de backup, que garantem ainda mais segurança e estabilidade no uso desses dados. Caso o sistema usado pela sua empresa não realize os backups automaticamente, crie um cronograma de backup para não correr riscos.
Foque na automatização de processos
Aliar a tecnologia às atividades cotidianas otimiza tempo, facilita o trabalho e ainda pode gerar redução de custos para sua empresa. Cada vez mais as empresas vêm percebendo que diversos trabalhos manuais, além de serem passíveis de erros, gastam muito tempo para serem realizados.
Portanto, identifique se esses trabalhos não podem ser substituídos por ferramentas e soluções tecnológicas adequadas a esse tipo de serviço. Com isso, sua empresa otimiza tempo e segurança e seus funcionários poderão ser realocados para outras tarefas que os motivem mais, por exigir mais criatividade e complexidade em seu desempenho.
Padronize seus processos
Estabelecer regras e procedimentos claros, de forma homogênea, é fundamental para garantir uma boa organização empresarial. Também é recomendado que seja feito o gerenciamento por áreas, escolhendo um responsável por cada uma, de forma que os processos cotidianos sejam descentralizados e simplificados.
Com os processos bem definidos e padronizados, diminui-se a margem de erro, uma vez que os funcionários desempenharão suas tarefas de maneira uniforme e não a sua maneira. Além de gerar um controle de monitoramento mais consistente em relação às atividades rotineiras.
Procure softwares de organização empresarial
Considere o investimento em um software de gestão empresarial. Com isso, os processos operacionais, administrativos e gerenciais se integram de maneira inteligente e mais centralizada.
Esse é também um processo de automatização que vai gerar os benefícios de economia de tempo, redução de custos e menor margem de erro.
Mas além disso, com um sistema centralizado de informações, os planejamentos estratégicos e as tomadas de decisão também serão agilizadas, uma vez que esses sistemas geram relatórios e auxiliam em uma melhor compreensão do atual cenário do seu negócio.
A importância da gestão no processo de organização empresarial
Outro aspecto relacionado à organização empresarial é o processo de gestão. Além das dicas acima, estudar modelos de gestão é uma das chaves para uma boa organização empresarial, pois através dela é possível incentivar os funcionários, assim como estimular sua autonomia e responsabilidade dentro da empresa.
O termo gestão pode ser compreendido como a prática de gerenciar pessoas, processos e estratégias alinhadas em prol de um mesmo objetivo. Existem diversos tipos de gestão no mundo dos negócios, selecionamos alguns deles para ressaltar a importância deles na organização da sua empresa. Veja abaixo:
Gestão Financeira
Independente do tamanho da sua empresa, é importante investir em uma gestão financeira, para uma administração correta do capital da sua empresa.
Gestão financeira pode ser compreendida como o conjunto de ações e processos que tem como objetivo analisar, controlar e planejar suas atividades financeiras. Além disso, é através da gestão que os funcionários podem analisar o cenário atual da empresa e projetar metas para a melhoria dos seus resultados.
O controle financeiro é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Portanto, práticas como análise de orçamento, previsão de risco e controle do fluxo de caixa são alguns dos exemplos que vão ajudar sua empresa a ter maior organização em relação às finanças.
Gestão Contábil
A gestão contábil está mais ligada à administração dos documentos, registros, e rotinas dos negócios. Essa gestão está, geralmente, atuando em conjunto com outros setores da empresa visando a redução de gastos e o consequente crescimento do negócio.
Dentro desse modelo de gestão, são realizadas atividades como obter informações para tomadas de decisões mais estratégicas, controlar e acompanhar as operações, fornecer dados, além de apurar e demonstrar resultados.
O modelo de gestão contábil está diretamente ligado ao estrito cumprimento das questões fiscais, portanto, a empresa estará mais segura sabendo que está em dia com seus aspectos legais. Além desse, existem outros benefícios de contar com uma gestão contábil, como:
- Auxílio na precificação de serviços;
- Maior controle financeiro;
- Evidenciar a verdadeira situação patrimonial;
- Definir melhor o regime de tributação.
Gestão Fiscal
Por último, mas não menos importante, está a gestão fiscal.
Basicamente, sua função principal é verificar se todos os processos realizados na empresa estão em dia com as exigências da legislação tributária brasileira.
Uma boa gestão fiscal vai ajudar a encontrar a melhor forma de tributação para a sua empresa, além de identificar tributos desnecessários, ajudando na redução de custos. Com isso, você se mantém dentro da lei, conhece sua empresa mais a fundo e ainda economiza dinheiro que seria gasto desnecessariamente.
Gostou desse conteúdo? A MK preparou um Ebook que detalha ainda mais os processos de Gestão Financeira, Contábil e Fiscal, com dicas importantes para ampliar o seu conhecimento acerca de gestão e organização empresarial. E o melhor, é gratuito!
É só baixar e continuar aprendendo com a gente!
