A rotina de um gestor empresarial é cercada de riscos. Diversas decisões precisam ser tomadas, muitas vezes, em um curto período de tempo. Além disso, é preciso estar sempre aperfeiçoando projetos, aprimorando processos e encontrando novas maneiras de melhorar os resultados.
Algumas decisões podem ter efeitos de curto prazo, para resolver uma questão emergencial, mas outras podem ter um efeito duradouro e impactar no futuro de diversos projetos e, consequentemente, no futuro da empresa.
É nesse contexto que as ferramentas de gestão tem se solidificado cada vez mais no mundo empresarial. Essas ferramentas servem para auxiliar as empresas na tomada de decisão, através de técnicas conhecidas, que diminuem os riscos e garantem mais segurança aos negócios.
Nesse artigo, vamos explicar um pouco mais da importância dessas ferramentas de gestão e destacar as principais opções para você utilizar na sua empresa.
Vamos lá?
O que são ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão são técnicas e recursos, utilizados por meio de softwares e metodologias, que auxiliam os gestores na otimização de processos e melhoria de produtos, ajudando a administrar de maneira mais eficiente os recursos financeiros da empresa.
Essas ferramentas são utilizadas por empresas de diversos segmentos e tamanhos, sendo úteis para toda a empresa que busca o aprimoramento de gestão e mais segurança em suas decisões.
No bloco seguinte, vamos destacar as principais ferramentas de gestão utilizadas no mercado empresarial..
Principais ferramentas de gestão
Análise SWOT
A análise SWOT é uma ferramenta geralmente utilizada na gestão de pessoas e na gestão de processos. Isso porque essa ferramenta serve para estabelecer um diagnóstico organizacional, estabelecendo uma análise do ambiente interno (forças e fraquezas) e do ambiente externo (ameaças e oportunidades).
Através desse diagnóstico, portanto, o gestor deve identificar as forças e as fraquezas do negócio atual, bem como as ameaças e oportunidades do ambiente externo. Com isso, é possível elaborar uma estratégia que leve em conta todos esses aspectos e proporciona maior segurança no futuro da gestão.
A sigla SWOT vem do inglês, é uma abreviação para os quatro aspectos listados acima, que vão guiar o diagnóstico dessa metodologia de gestão:
Strength (Força)
Weight (Fraquezas)
Opportunities (Oportunidades)
Threats (Ameaças)
PM Canvas (Project Model Canvas)
O PM Canvas é uma ferramenta de fácil utilização e apesar de recente, vem sendo muito utilizada por empresas que estão iniciando. Ainda assim, empresas mais experientes também são adeptas dessa ferramenta.
Popularmente conhecida como Quadro de Modelo de Negócios, essa metodologia oferece uma visão macro para a sua empresa. Nela é possível elaborar um modelo de negócio, testá-lo e aprimorá-lo, com base em 9 elementos formados em uma tabela a ser preenchida.
Esses elementos são:
- Proposta de valor: aspectos que tornam a empresas mais competitiva em seu mercado de atuação.
- Segmentos de clientes: definição do público alvo e suas necessidades.
- Fluxos de receita: os meios definidos para a captação de recursos
- Parceiros-chave: define as relações que serão feitas com outras empresas/pessoas com o objetivo de aumentar a competitividade do seu negócio.
- Atividades-chave: atividades diretamente relacionadas com a proposta de valor.
- Recursos-chave: criação de valor ao cliente.
- Relacionamentos com clientes: descrição da criação e manutenção do vínculo com os clientes.
- Canais: definição dos meios de prospecção de clientes e os canais em que ele se comunicará com a empresa
- Estrutura de custos: mapa descritivo detalhando os gastos da empresa.
Como dito, o modelo acima é ideal para empresas que estão começando, pois oferece uma visão ampliada do seu modelo de negócio e ajuda a definir estratégias mais seguras nesse início.
Da mesma forma, para empresas mais experientes, essa ferramenta também é útil para o desenvolvimento de projetos, pois esses elementos podem ser constantemente atualizados, à medida que o projeto avança.
5W2H
A ferramenta 5W2H é voltada para a gestão de qualidade e tem como objetivo facilitar o planejamento das atividades, trazendo mais clareza e permitindo controlar melhor as tarefas e otimizando o tempo gasto em sua execução.
Sua metodologia é baseada em um checklist, que ajuda o gestor a traçar os planos de ação para que os objetivos sejam alcançados. Esse checklist é composto de 7 perguntas:
What? (O que deve ser feito?): indica qual ação deve ser realizada.
Why? (Por que deve ser feito?): indica o motivo da ação ser realizada.
Who? (Quem deve fazer?): indica os responsáveis pela execução da ação.
Where (Onde deve ser realizado?): indica a localização em que será realizada a ação.
When? (Quando será realizado?): indica os prazos a serem estabelecidos.
How? (Como deve ser realizado?): indica o processo de execução da ação.
How much? (Quanto custará?): indica o orçamento que deverá ser previsto para a ação.
Esse modelo, portanto, é muito utilizado como um mapeamento da ação. Auxiliando também na execução e no controle do plano de ação, já que fica mais fácil acompanhar o andamento do plano e verificar se está indo em direção às metas e objetivos traçados.
Matriz BCG
A Matriz BCG, também conhecida como Matriz de Crescimento e Participação, foi criada na década de 70, pela empresa Boston Consulting Group e é utilizada até os dias de hoje.
É uma ferramenta de análise gráfica que auxilia os gestores na tomada de decisões estratégicas a respeito da participação de um produto ou serviço.
O objetivo principal dessa ferramenta é a definição e o foco de prioridade dos investimentos, em outras palavras, a ideia é identificar quais produtos têm maior potencial de gerar lucro e quais podem gerar prejuízos e, por isso, devem ser descartados.
Para isso, a BCG construiu uma matriz 2x2, em que cada quadrante é representado por um símbolo. Veja a seguir o que significa cada um desses símbolos:
Estrela: São os produtos que se encontram com participação alta em um determinado mercado e, dessa forma, estão em elevado crescimento. Por esse motivo, produtos nesse quadrante possuem grande potencial de lucratividade.
Produtos desta categoria necessitam de grandes investimentos, caso contrário, perdem espaço no mercado.
Portanto, são produtos que possuem equilíbrio de fluxo de caixa, pois os retornos são altos, mas os investimentos devem ter a mesma proporção.
Ponto de interrogação: São produtos recentemente lançados no mercado e consequentemente ainda possuem baixa participação no mercado. Por essa razão, são compreendidos como dúvida para os gestores, cabendo a eles a missão de desenvolver ações para que esses produtos mudem de posição dentro da matriz.
Vaca leiteira: É o sonho de todo gestor! São aqueles produtos já consolidados no mercado e por isso já não necessitam de grandes investimentos. Com um mercado estabilizado e a empresa consolidada, é aquele produto compreendido como a base da empresa.
Abacaxi: É o pior cenário possível. São aqueles produtos que estão em baixa ou possuem pequena participação no mercado.
Eles não vendem bem, não geram lucros para a empresa, portanto, estão apenas sugando os recursos sem oferecer nada em troca. Em geral, esses produtos são retirados do mercado pelos gestores.
Todo mercado é cíclico, portanto, é importante salientar que os produtos encaixados dentro dessa matriz também não serão fixos dentro dela. Um produto estrela, pode vir a ser uma vaca leiteira no futuro, como também voltar ao status de ponto de interrogação quando o mercado estabilizar.
Portanto, essa matriz deve ser utilizada para medir a vantagem competitiva de um produto dentro de um respectivo cenário temporal.
Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA também deriva de uma sigla americana que significa: Plan, Do, Check and Act (planejar, fazer, checar e agir).
Seu principal objetivo é a qualificação de processos, por meio de um aprimoramento constante - um ciclo, como o nome sugere - por meio de 4 etapas:
- Planejar: identifica o problema e elabora um plano de ação.
- Fazer: etapa de execução do plano com base nas especificações definidas pelo planejamento.
- Checar: coleta de informações para avaliar se os resultados estão de acordo com os objetivos definidos pelo plano.
- Agir: analisar as informações obtidas e definir quais procedimentos funcionaram e, dessa forma, serão formalizados para se tornarem rotina na empresa.
Conclusão
São diversas as ferramentas utilizadas no planejamento estratégico e na gestão estratégica. No mercado atual, é importante tomar decisões seguras e de forma rápida, para não correr o risco de prejudicar seus negócios e nem ficar para trás em seu mercado de atuação.
Se você está dando seus primeiros passos na construção de um modelo de negócio, conhecer as ferramentas de gestão irá trazer inúmeros benefícios para a sua experiência de gestão e consequentemente para o seu negócio.
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