O processo de abertura de uma empresa passa por várias etapas e cada uma delas exige certas habilidades por parte do empreendedor. A etapa que vamos falar hoje talvez seja a mais burocrática, mas também a mais importante: as documentações exigidas para a abertura de uma empresa.
A emissão dessas documentações é o processo de validação da sua empresa no ambiente legal e fiscal, uma vez que esses documentos carregam consigo direitos e obrigações.
Portanto, é necessário atenção redobrada no preenchimento de todos os dados corretamente e na compreensão do que cada um desses documentos significa, pois um erro pode causar prejuízos sérios para a sua empresa.
A seguir, apresentaremos os principais documentos necessários para o processo de abertura. Vamos nessa?
Contrato Social
O Contrato Social pode ser entendido como uma descrição objetiva sobre a empresa e os seus sócios. Assim como qualquer informação nova que possa vir posteriormente - como a entrada ou saída de um sócio - também precisa estar presente no contrato.
Veja as principais informações que precisam estar presentes no Contrato Social:
Nome empresarial;
Endereço da sede da empresa.
Descrição e objetivo da empresa;
Descrição detalhada dos sócios (nome, escolaridade, estado civil, nacionalidade, endereço etc.);
Porcentagem de quotas de cada sócio participante;
Previsões futuras, como a saída de um sócio.
Registro na Junta Comercial
O registro na Junta Comercial é uma espécie de Certidão de Nascimento para as pessoas jurídicas, sendo documento indispensável para a emissão de outros documentos posteriores. É possível realizar esse registro na Junta Comercial ou no Cartório de Registro Civil de Pessoa Jurídica.
Para a emissão do registro, é necessário ir até a Junta Comercial ou Cartório do seu município, em posse dos seguintes documentos:
Contrato Social da Empresa;
RG e CPF dos sócios em cópia autenticada;
Comprovante de endereço;
DBE (documento básico de entrada);
Pagamento das taxas de registro.
CNPJ
Se o registro na Junta Comercial é tratado como a certidão de nascimento da sua empresa, o CNPJ seria o seu RG. Sem o CNPJ não é possível emitir nem mesmo nota fiscal, sendo documento essencial para toda a empresa.
O CNPJ é feito automaticamente após realizar o registro na Junta Comercial. Você receberá o NIRE - Número de Identificação do Registro da Empresa e o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).
Inscrição Estadual e Municipal
Em geral, costumamos sempre recomendar que todo o processo de documentação seja realizado com o auxílio de um contador, pois ele terá o conhecimento necessário para o preenchimento de cada uma dessas etapas corretamente.
A solicitação de inscrição Estadual é feita, em geral, pela internet. Nesse caso o auxílio de um contador é fundamental, pois a inscrição é feita mediante autorização e senha de acesso que somente os contadores têm acesso.
Além disso, no ato da inscrição é necessário estar em posse dos seguintes documentos:
Cópia do Contrato Social (assinado e registrado em cartório);
Documentos e comprovantes de endereço de todos os sócios;
Comprovante de endereço da empresa;
Documento Único de Cadastro (DUC);
Número do Cadastro Fiscal do contador;
Documento provando o direito de uso do imóvel;
Cópia do CNPJ.
No caso das empresas prestadoras de serviço, a inscrição é feita pelo município. Nesse caso, as regras, taxas e documentações necessárias variam de acordo com as regras de cada município. É preciso entrar em contato com a prefeitura da sua região para saber como solicitar a inscrição e quais os requisitos necessários.
Alvará de funcionamento
Além da inscrição, para uma empresa estar em dia com o município onde atua, é necessário uma licença prévia. Essa licença é o que chamamos de alvará de funcionamento.
Assim como a inscrição, a solicitação é feita por meio da prefeitura de cada região e os processos e requisitos variam de município para município.
A Prefeitura de Florianópolis, por exemplo, permite que você solicite o alvará on-line ou pessoalmente, portando CPF ou RG, em qualquer Unidade Pró-Cidadão. Em caso de terceiros, é necessário apresentar procuração.
Entre os principais documentos exigidos para o alvará de funcionamento, estão:
Cópia do CNPJ;
Cópia do Contrato Social;
Consulta prévia de endereço aprovada;
Laudo dos órgãos de vistoria;
Formulário fornecido pela prefeitura do município.
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Cadastro na Previdência Social
A última documentação necessária para cumprir os requisitos legais de abertura de empresa é o cadastro na Previdência Social, que trata das obrigações trabalhistas.
Essa obrigação se faz necessária mesmo que a empresa ainda não disponha de nenhum funcionário, pois para a contratação de trabalhadores, o cadastro na Previdência Social é requisito obrigatório.
Para isso, é necessário procurar uma Agência da Previdência da sua jurisdição e realizar o cadastro. Esse processo precisa ser realizado em até 30 dias após o início das atividades da empresa.
Alvará do Corpo dos Bombeiros
Cada Estado possui suas próprias regras em relação à obrigatoriedade do alvará do Corpo dos Bombeiros, o ideal é procurar seu contador para entender como funcionam as exigências deste alvará no seu Estado.
O alvará do Corpo dos Bombeiros é um documento que concede a permissão de funcionamento dentro das condições de segurança estabelecidas pela fiscalização. A função deste alvará é certificar que o ambiente possui os equipamentos e condições disponíveis para um combate a incêndio e saídas de emergências suficientes.
O alvará é concedido após o pagamento da taxa de inscrição e da vistoria do local.
Licença Ambiental
O Ministério do Meio Ambiente determina que empresas que atuam em determinadas áreas também precisam da licença ambiental para poder dar início às atividades. Vamos verificar as áreas que necessitam dessa licença a seguir:
Agricultura, floresta, caça e pescas;
Mineração;
Indústrias;
Transportes;
Serviços;
Obras civis;
Empreendimentos turísticos, urbanísticos e de lazer;
Biotecnologia.
Conclusão
Como falamos logo no início do texto, essa é uma etapa mais burocrática dentro do processo de abertura de empresa, mas sua importância é fundamental para poder operar seguro de estar cumprindo com todas as obrigações legais necessárias.
O processo de abertura de empresa não acontece da noite pro dia, cada etapa precisa ser trabalhada com cuidado e utilizando as ferramentas corretas. A falta de um roteiro ou um guia prático que possa ajudar etapa por etapa causa muita insegurança nos futuros empreendedores que estão dando início a esse sonho.
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