Tornou-se obrigatório desde o dia 8 de janeiro de 2018, o cadastro eSocial para as empresas brasileiras com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. O prazo da primeira etapa do registro das informações dos empregadores vai até o dia 28 de fevereiro. Os empreendimentos que não realizarem o cadastro podem sofrer multas de R$ 1,5 mil. Para as microempresas e os negócios de pequeno porte, o período obrigatório para o cadastro inicial é a partir de junho de 2018.
De acordo com o coordenador do eSocial José Maia, em entrevista ao Portal Convergência Digital, até o início de fevereiro, apenas 2.831 empresas estavam cadastradas na plataforma. Nessa primeira etapa, devem ser cadastradas 14,4 mil instituições que empregam mais de 15 milhões de pessoas. A questão é que durante o registro podem ocorrer erros ou faltar informações, dificultando o processo.
Nesse sentido, os gestores das empresas devem providenciar o quanto antes toda a documentação que deve ser enviada à plataforma do eSocial, que abrange dados trabalhistas, fiscais e tributários. Com o eSocial as organizações devem adotar uma nova cultura e processos internos para o cumprimento dos prazos e limites de envio de cada documento.
Com o programa, 15 obrigações acessórias vão deixar de existir, evitando a réplica de dados dos funcionários e da empresa.
Primeira etapa do cadastro eSocial: quais documentos são necessários?
As empresas que registraram faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016, devem enviar os dados do empregador ou contribuinte, e ainda as seguintes tabelas:
- estabelecimentos, obras ou unidades de órgãos públicos;
- rubricas;
- lotações tributárias;
- cargos ou empregos públicos;
- carreiras públicas
- funções e cargos em comissão;
- horários e turnos de trabalho;
- ambientes de trabalho;
- processos administrativos ou judiciais;
- operadores portuários.
Vale lembrar, como destacado no artigo eSocial: como preparar a sua empresa de tecnologia para 2018, que todos os documentos enviados à plataforma do eSocial devem possuir a assinatura digital da empresa, ou seja, o e-CNPJ. O certificado digital é obrigatório e deve ser obtido pela instituição em alguma Autoridade Certificadora, autorizada pelo órgão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
O encaminhamento desses documentos será exigido para todas as empresas (inclusive para microempreendedores individuais) a partir de julho de 2018 e para os órgãos públicos, em janeiro de 2019.
Envio de eventos não-periódicos
A partir de março, os grandes negócios devem começar o envio dos eventos não-periódicos, isto é, aqueles acontecimentos que não tem um período pré-definido para ocorrer, como:
- admissão de trabalhador;
- alteração de dados cadastrais e do contrato de trabalho;
- acidente de trabalho;
- afastamento temporário;
- convocação para trabalho intermitente;
- aviso prévio;
- reintegração;
- desligamento;
- imposto de renda retido na fonte, etc.
Sempre que houver o registro desses eventos, os comprovantes deverão ser encaminhados respeitando os prazos e limites de cada modalidade de evento, por exemplo:
- admissão de funcionário (registro preliminar): um dia antes do início das atividades;
- alteração de dados cadastrais do funcionário: até sete dias depois;
- alteração de contrato de trabalho: até sete dias depois;
- comunicado de acidente de trabalho: primeiro dia útil após o registro do acidente;
- afastamento temporário: de três até sete dias, conforme o tipo de afastamento;
- condições ambientais do trabalho e fatores de risco: até sete dias após o início das atividades com exposição;
- aviso prévio: até 10 dias após o comunicado;
- reintegração: até sete dias depois;
- desligamento: até um dia após o desligamento do funcionário.
As demais organizações deverão iniciar o envio esses documentos a partir de setembro de 2018, e os órgãos públicos em março de 2019.
Envio dos eventos periódicos
Os eventos periódicos são os acontecimentos registrados com frequência pré-definida nas organizações, como a remuneração dos funcionários e a comercialização de produtos. Os documentos comprobatórios desses eventos deverão ser encaminhados à plataforma do eSocial pelas grandes empresas a partir de maio de 2018; as pequenas e microempresas, em novembro de 2018 e os órgãos públicos em maio de 2019.
São considerados eventos periódicos:
- aquisições de produção rural;
- benefícios previdenciários;
- comercialização de produção rural pessoa física;
- contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
- contribuição sindical patronal;
- fechamento dos eventos periódicos;
- reabertura dos eventos periódicos;
- informações complementares aos eventos periódicos;
- solicitação de totalização para pagamento em contingência;
- pagamentos de rendimentos do trabalho;
- remuneração do servidor vinculado a RPPS;
- remuneração do trabalhador vinculado ao RGPS.
A importância de uma assessoria especializada
Além de evitar a confusão no envio de dados à plataforma do eSocial, é fundamental que as empresas busquem auxílio profissional para:
- revisar procedimentos internos;
- elaborar um plano de ação;
- definir prazos e responsabilidades para a equipe;
- estruturar uma nova cultura organizacional;
- verificar processos internos conforme as novas leis trabalhistas;
- obter mais informações sobre a legislação e questões jurídicas.
Embora a ferramenta busque facilitar os processos administrativos, centralizando o local de envio de diferentes dados, o programa representa uma grande mudança na cultura das organizações, que demanda a aplicação de conhecimentos específicos sobre contabilidade, finanças e gestão de equipes.
No site do eSocial há uma área para tirar dúvidas e uma versão de teste, que pode ser utilizada pelas empresas que ainda não são obrigadas a usar a plataforma oficial.
Se você tem outras dúvidas específicas, ou busca auxílio para organizar sua equipe e encaminhar corretamente os documentos ao eSocial, entre em contato conosco e agende uma conversa gratuitamente! A consultoria especializada em empresas de tecnologia da MK Soluções empresariais alinha com os gestores, as melhores práticas e processos a serem adotadas pelas organizações.
