Você já deve saber que o armazenamento das notas fiscais eletrônicas no formato XML é uma das obrigações acessórias para os contribuintes do ICMS e do ISS. No entanto, mais do que deixar esses documentos arquivados em pastas aleatórias em um computador (e sem controle algum), é necessário que as empresas de TI cumpram adequadamente a norma, pois a perda ou a falta de um destes documentos pode acarretar em processos e multas de até mil reais por arquivo.
Apesar das facilidades para organização e armazenamento nos sistemas digitais em nuvem, muitas startups e empresas de TI ainda mantém armazenadas as notas fiscais eletrônicas no formato XML apenas no computador e sem nenhum tipo de proteção. Além do risco de ataques de hackers, em 5 anos (tempo obrigatório para o armazenamento) esses arquivos podem se perder em manutenções da máquina.
Nos empreendimentos de tecnologia e inovação, outra situação recorrente é o não armazenamento dos arquivos XML, que coloca o negócio em situação ilegal - mesmo que a fiscalização não seja tão comum. Muitos gestores deixam passar essa questão devido ao grande número de responsabilidades de uma empresa, tributos, e pelo próprio ambiente fiscal brasileiro.
Porém, empresas em expansão e startups que anseiam crescer no mercado devem se preocupar com o armazenamento correto das notas fiscais eletrônicas no formato XML; pois quanto maior o negócio, mais chances das atividades e documentos da organização serem fiscalizados. Assim, um dos primeiros passos para executar esse processo corretamente é entender as diferenças entre os arquivos relacionados com a emissão da NFe.
A nota fiscal eletrônica foi regulamentada em 2005 pelo Ministério da Fazenda, que passou a obrigar também a emissão do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): resumo impresso da NFe. Embora, apenas o formato digital da nota fiscal eletrônica em XML é que tem validade jurídica.
O problema é que muitas pessoas ainda confundem o arquivo da nota fiscal eletrônica com o resumo da NFe, ou seja, o Danfe. Este documento possui informações da nota fiscal, no entanto, não tem validade jurídica. Ele serve para apresentar os dados de forma mais visual - diferente do XML, onde as informações ficam agrupadas com códigos e comandos específicos para exibição em software adequado.
Vantagens em armazenar arquivos XML
Além de cumprir a legislação, com o armazenamento correto das notas fiscais eletrônicas , os gestores podem ter maior controle sobre as atividades realizadas, seja a prestação de serviços ou compra e venda de mercadorias. Neste formato também são fornecidas informações que não constam na versão simplificada e que podem ser utilizadas para o gerenciamento das atividades fiscais e controle contábil da empresa.
Até 2005, a guarda de notas fiscais ocorria fisicamente, gerando um acúmulo de papéis e ainda dificultando o controle das informações. Com a nota fiscal eletrônica, a guarda dos documentos se tornou virtual, deixando mais fácil usufruir dos dados que o arquivo apresenta. Para isso, o controle dos dados pode ser otimizado por softwares apropriados e sistemas de armazenamento digital em nuvem, que evitam a perda ou extravio de informações.
Outro benefício da guarda digital das notas fiscais eletrônicas no formato XML é a economia financeira uma vez que não é necessário imprimir as notas fiscais além de providenciar lugares para o armazenamento físico - reduzindo o impacto ambiental e otimizando consultas futuras.
Validade das Notas Fiscais Eletrônicas
Um erro muito comum no armazenamento das notas fiscais eletrônicas é a falta de verificação da validade do documento, que é certificado pela assinatura digital do emitente, que assegura a integridade do arquivo. O que acontece é que muitas vezes a nota gerada nas empresas de TI podem estar corrompidas ou podem ter sido canceladas/substituídas (perdendo a legitimidade jurídica). Por isso, antes de realizar a guarda do arquivo, verifique a sua validade.
Ficou com alguma dúvida sobre a obrigatoriedade do armazenamento de arquivos XML para empresas de TI? Deixe seu comentário!
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