As obrigações acessórias são declarações, registros e declarações das empresas que devem ser entregues ao Fisco, com prazos pré-definidos por lei. De acordo com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), atualmente existem aproximadamente 100 obrigações acessórias, que, se enviadas fora do prazo, podem acarretar graves multas. Algumas dessas declarações são usadas para calcular os impostos devidos pelas organizações. É o caso do Bloco K, nova obrigação acessória, em vigor desde janeiro de 2018.
O novo registro faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), sistema online para envio de algumas obrigações acessórias, criado pela Receita Federal para aumentar o controle e fiscalização das organizações, buscando eliminar a sonegação de impostos. O Bloco K é a versão digital do Livro de Controle de Produção e Estoque, no qual devem constar todas as informações de entrada, saída, produção e armazenamento de mercadorias do negócio. Esses dados são enviados à Receita juntamente com a Escrituração Fiscal Digital (EFD).
Neste artigo vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o Bloco K e as demais obrigações acessórias. Saiba como organizar a sua empresa e aproveitar as informações destes documentos para tomada de decisões estratégicas.
Como adequar minha empresa ao Bloco K
A nova obrigação acessória representa uma grande mudança na cultura e nos processos internos de registro e controle de produção das indústrias. Antes do Bloco K, as organizações entregavam apenas um registro anual do estoque, no mês de fevereiro, sem uma inspeção apurada das informações prestadas - dando espaço à inconsistência dos dados. Além de não tributar adequadamente as mercadorias, muitas instituições acabavam perdendo recursos com o desaparecimento de peças ou contagem incorreta.
Com o Bloco K, porém, o gerenciamento e registro de cada pequeno item do estoque torna-se obrigatório. Na prática, a Receita Federal deseja saber a destinação de cada produto, bem como os materiais de uso, a procedência, entrada, saída, quantidades produzidas, etc. Para cumprir com a legislação, o empreendimento deve buscar sistemas digitais de controle de estoque e treinar os colaboradores para registrar adequadamente os itens nas plataformas digitais.
Tais mudanças impõe um novo paradigma, onde as organizações devem compreender cada vez mais a importância de gerenciar dados e, a partir deles, tomar decisões estratégicas para o negócio.
Abaixo, listamos algumas dúvidas comuns sobre o Bloco K:
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Quem deve entregar o Bloco K?
O Bloco K é destinado às indústrias com objeto social classificado pelo CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) de 10 a 32 e que faturam mais de R$ 78 milhões por ano. Esse processo ainda não é obrigatório para microempreendedores individuais e para os negócios do regime Simples Nacional.
A partir de janeiro de 2019, os empreendimentos atacadistas classificados pelo CNAE nos grupos 462 e 469, e ainda, empresas similares à indústrias também serão obrigadas a entregar o Bloco K. -
O que muda com o Bloco K?
As instituições devem prestar contas de todos os produtos fabricados internamente e externamente que são armazenados ou passam pela organização. Assim, deve-se ter o controle dos números relativos aos:
- bens produzidos internamente e externamente;
- materiais consumidos internamente e externamente;
- posição de estoque das mercadorias finais e matérias-primas;
- lista de materiais.
Para isso é interessante buscar sistemas e softwares de controle e gestão de estoque que possam automatizar os processos e aumentar a produtividades dos colaboradores.
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Multas do Bloco K
As penalidades para a sonegação de informações ou a declaração incorreta de algum dado pode acarretar em multas financeiras, que variam conforme o órgão fiscalizador responsável. Em Santa Catarina, por exemplo, ao deixar de registrar os livros fiscais relativos à escrituração fiscal digital, pode-se sofrer multas de R$ 500 a R$ 10 mil por período de apuração, segundo o Art.83-A da Lei nº10.297/96.
Cuidados com as demais obrigações acessórias
Com os processos de digitalização do Governo e aperfeiçoamento de softwares como os da Conta Azul e da Omie, parte do trabalho de preparação das obrigações acessórias para os empreendedores foi simplificada. Porém, muitos profissionais acabam dificultando o processo ao fornecer informações incompletas ou erradas - seja por não compreender a importância desses dados ou por desafios específicos, como:
- o custo elevado para a contratação de sistemas e softwares apropriados;
- validação interna das informações para entregar ao profissional contábil;
- capacitação de funcionários para alimentação dos softwares e busca por especialistas;
- dificuldade de atuação no complexo ambiente fiscal e o grande volume de tributos e legislação pertinentes;
- mudança da cultura empresarial em relação ao uso das informações para tomada de decisão.
De acordo com o relatório Doing Business 2018, realizado pelo Banco Mundial, o Brasil é um dos países em que as empresas gastam mais tempo para calcular impostos no mundo: são necessárias em média 1.958 horas por ano - enquanto em outros países como a Estônia, que teve o melhor resultado no estudo, os empreendedores gastam 50 horas anuais. Tais dados reforçam a urgência de promover uma reforma tributária, que favoreça as instituições brasileiras.
Para garantir que todas as informações necessárias sejam repassadas adequadamente ao Fisco, é fundamental buscar profissionais especializados que possam realizar o encaminhamento das obrigações acessórias. Com o Bloco K essa demanda torna-se ainda mais urgente, uma vez que os empreendimentos que não realizarem o controle ou tentarem burlar os dados estarão sujeitas a multas, como mencionado no tópico anterior.
Um cuidado que os empreendedores devem tomar é verificar se todas as informações fornecidas nos documentos estão corretas e se atentar aos prazos de envio. Por isso é importante manter o sistema e os dados atualizados, encaminhando no tempo correto os arquivos para as plataformas.
Assim, o principal meio de facilitar a entrega das obrigações acessórias é manter a plena organização e controle de todas as atividades da sua empresa. Com o auxílio de softwares, essas demandas se tornam cada vez mais simples e rápidas.
Vale destacar que as obrigações acessórias são independentes das obrigações principais, não tendo nenhuma relação entre si.
Uso e análise de dados do Bloco K de forma estratégica
Com as informações geradas para emissão das obrigações acessórias, os empreendedores e contadores podem realizar análises profundas, que irão auxiliar na tomada de decisão sobre diferentes processos. Com o Bloco K, por exemplo, as organizações têm maior controle contra perdas de recursos e produtos. O gerenciamento mais apurado das informações garante maior lucratividade.
A gestão diária do estoque permite identificar problemas como produtos parados, com baixa saída ou que precisam ser repostos. Outros pontos como a falta de notas fiscais, roubos ou erros de contagem também são evitados. A partir das informações coletadas também é possível planejar vendas e aumentar ou reduzir a produção de determinadas mercadorias.
Todos esses aspectos vão influenciar diretamente no fluxo de caixa, por isso o Bloco K é uma ótima oportunidade de aprimorar os processos internos, identificando e resolvendo falhas que podem aumentar o retorno financeiro para a instituição.
No eBook Boas práticas de gestão financeira, contábil e tributária em empresas de TI abordamos questões fundamentais sobre como manter o controle interno das organizações, bem como instrumentos e meios de realizar um bom planejamento financeiro.
Ficou com alguma dúvida sobre o Bloco K ou as demais obrigações acessórias? Deixe o seu comentário ou nos envie uma mensagem em nossas redes sociais. Além de apoiar os negócios na adequação aos processos relativos ao controle do estoque e produção, realizamos o encaminhamento de todos os documentos das obrigações acessórias a Receita Federal.
