No dia 1º de novembro de 2017, o sistema para emissão de nota fiscal eletrônica disponibilizado gratuitamente pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do Maranhão, no Portal On-line da Nota Fiscal Eletrônica será encerrado. As empresas que emitem a NFe pelo software devem buscar outros emissores, como o do Sebrae. No entanto, o uso de softwares livres pode acarretar na perda de tempo, erros fiscais e na má gestão contábil do seu negócio. Isso porque os softwares gratuitos têm uma interface antiga e com poucas opções, que podem confundir até mesmo profissionais experientes.
Como apresentado nos últimos artigos do Blog da MK, a emissão de notas fiscais eletrônicas (NFe) é uma ação obrigatória para empreendimentos do segmento comercial e industrial. Para poder emitir esse documento é necessário que o responsável pela empresa possua:
- acesso à internet;
- credencial da Secretaria da Fazenda de seu Estado;
- certificação digital;
- sistema para emissão própria ou adquirida da NFe.
Para utilizar o sistema para emissão de nota fiscal gratuito do Sefaz é exigido que o usuário realize o download do software no computador (primeiro da versão para testes e depois da versão oficial para produção). Apesar da aparente facilidade, a plataforma é bastante complexa e, por isso, é comum que empresários e empreendedores cometam muitos erros no momento do cadastro das informações.
Também é usual a perda de dados importantes que são gerados na NFe e acabam não armazenados corretamente (mesmo sendo uma obrigação acessória para os empreendimentos). No artigo Razões para realizar corretamente o armazenamento das notas fiscais digitais da sua empresa, abordamos essa questão, que está igualmente relacionada com o uso de sistemas livres para emissão das notas fiscais eletrônicas.
O uso de um sistema para emissão de nota fiscal pago não só evita erros, como contribui diretamente para a organização contábil e fiscal do negócio. Com a utilização de tais programas, é possível realizar o gerenciamento de outras atividades, produzir relatórios e obter informações com mais facilidade e segurança para a empresa.
No artigo de hoje, vamos falar sobre as principais vantagens de utilizar uma plataforma paga.
Vantagens de usar um sistema para emissão de nota fiscal eletrônica pago
Como citado, para realizar a emissão de notas fiscais eletrônicas é necessário um sistema que gere o arquivo com as informações obrigatórias e no formato XML. Até então, o governo disponibiliza um software gratuito. Mas a partir de novembro de 2017, as empresas devem migrar para outros softwares, como o gratuito do Sebrae ou plataformas pagas.
Você pode estar pensando “Se eu posso usar um sistema gratuito, por que gastar dinheiro com uma plataforma paga? O que irei ganhar com isso?”. Com um sistema pago, parte das atividades contábeis da sua empresa podem ser facilitadas. Isso porque estes programas não realizam apenas a emissão de notas fiscais eletrônicas, mas organizam as informações declaradas e emitem relatórios personalizados, como o controle de estoque, gestão do fluxo de caixa, contas a pagar e receber, que podem ser usados na avaliação do negócio e demonstração de resultados contábeis.
A interface do sistema pago é mais amigável e intuitiva e também já carregam informações da nota fiscal eletrônica, a partir de determinados padrões previamente cadastrados pelo usuário - facilitando e agilizando o processo de elaboração da NFe. Outra vantagem é a segurança oferecida, com o armazenamento dos documentos em nuvem e backup automático dos dados.
Sistemas que recomendamos
Antes de adquirir um sistema para emissão da nota fiscal eletrônica é recomendável avaliar quais as necessidades da sua empresa e se as funcionalidades do software irão suprir e otimizar outros processos. Além de melhorar o controle interno da empresa, com uso do programa, o gerenciamento contábil e fiscal também se torna mais eficiente. Abaixo, listamos três parceiros que indicamos aos nossos clientes.
- Conta Azul: este sistema para emissão de nota fiscal eletrônica é integrado com outras funcionalidades como o controle de vendas, em que é possível realizar a gestão dos dados, por exemplo, o valor da nota e pedidos de venda. O Conta Azul possibilita a integração direta com o serviço contábil contratado, como o da MK Soluções Empresariais.
- Nibo: ideal para negócios imobiliários que trabalham com planilhas. Faz a geração de notas fiscais eletrônicas e emite os arquivos no formato XML. As demais opções são um diferencial da plataforma, como a criação de contratos online.
- Omie: realiza a emissão das notas fiscais no formato XML, faz o armazenamento com backup, assim como o cadastro de produtos e preços que agiliza a elaboração dos documentos. Também realiza o controle de fluxo do processo de vendas, gera previsões de faturamento e produz diversos relatórios contábeis.
Se você ficou com alguma dúvida sobre sistema para emissão de nota fiscal eletrônica, entre em contato conosco. Realizamos consultorias contábeis, auxiliando os profissionais no preenchimento e gerenciamento adequado destes documentos.
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