Você já assistiu a um filme e quando acabou, pensou: Nossa, imagina o trabalho que deu para fazer tudo isso? Seja pela maquiagem, figurinos, cenários ou um roteiro bem escrito.
Você não assistiu esses processos serem elaborados, mas sabe que foram realizados para chegar no produto final.
No mundo empresarial acontece a mesma coisa, diversos processos internos acontecem após o fechamento de um pedido.
Todas as atividades de uma empresa estão ligadas em uma cadeia de processos, sejam elas operacionais ou estratégicas. Já parou para pensar o que acontece se uma falha acontece em uma das etapas desse processo? É lógico pensar que todo o encadeamento sofrerá prejuízos, que podem ser irreversíveis.
Foi pensando em garantir uma estratégia de suporte para que essas falhas não aconteçam que nasceu o conceito de backoffice.
Nesse artigo, vamos explicar pra você a importância desse conceito para não prejudicar o planejamento estratégico da sua empresa.
O que é Backoffice?
O termo backoffice é traduzido por muitos como “escritório de retaguarda” ou parte de trás do escritório. No backoffice, portanto, estão compreendidas diversas áreas, como logística, marketing, financeiro, operacional, entre outros.
Todas as áreas de uma empresa que não estão na linha de frente, isto é, que não possuem contato direto com o cliente, como vendas e recursos humanos, são chamados de backoffice.
Por isso, a principal função do backoffice é a de suporte. Pois são essas áreas que garantem a continuação ininterrupta das operações, sem que haja surpresas no meio do caminho.
Você já deve ter visto um pit stop na Fórmula 1. É como se cada um daqueles funcionários fosse responsável por uma área da empresa, trabalhando em equipe, corrigindo possíveis deslizes e se certificando de que a operação está pronta para prosseguir sem falhas.
Importância do Backoffice
Ao adotar um sistema de backoffice na sua empresa, sua rotina de trabalho ganha padronização, sendo assim, é possível identificar mais rapidamente quando uma das etapas do processo saiu dos trilhos.
Por esse motivo, a gestão de backoffice de uma empresa é de suma importância. Afinal, quando todas as áreas trabalham em harmonia, consequentemente gera maior eficiência operacional. Isso traz benefícios para o dia a dia da empresa e, indiretamente, aumenta o nível de satisfação dos clientes.
Benefícios da automatização do backoffice
Com a revolução digital e as novas tecnologias, o mundo empresarial tem concluído que os sistemas de backoffice já não podem mais ser realizados exclusivamente através de tarefas manuais.
Eles perceberam que o backoffice de uma empresa é muito importante para correr riscos desnecessários. É claro que falhas são naturais e vão acontecer, principalmente em grandes empresas. Mas é possível diminuir os riscos e otimizar os processos através de sistemas de gestão eficientes.
Vamos listar algumas das vantagens que a tecnologia de automação pode trazer para a sua empresa
Redução de custos
Todas as atividades de backoffice geram custos diretos e indiretos para qualquer empresa. Com a automatização desses processos, é possível mapear todos os processos do negócio e ainda diminuir custos de trabalhos manuais desnecessários.
Com isso, os profissionais têm seus custos diminuídos com treinamentos ou horas extras, por exemplo. Além de se realocarem em outros processos que exigem maior poder de decisão e planejamento estratégico.
Otimização de processos
Todos os processos que demandam maior atenção, por possuírem regulamentação jurídica, são simplificados com a automação.
Como eles estarão sendo feitos automaticamente, de acordo com a legislação e a política interna da empresa, é possível ter mais confiança de que todos os procedimentos estarão de acordo com a lei.
Integração de setores
Uma empresa gera uma quantidade grande de dados diariamente. Com a integração de todos os setores, as chances de erro são reduzidas, além de proporcionar análises e indicações mais ricas. Isso ajuda na comparação dos resultados em relação às metas, além de identificar as áreas que necessitam de melhoria.
Além dos benefícios para a empresa, de modo geral, cada área também se beneficia com um processo automatizado de backoffice.
Veja a seguir as vantagens da automatização de backoffice em algumas áreas
Na área financeira
Por meio de um sistema de relacionamento com os clientes e um software de gestão empresarial, por exemplo, o fechamento de um negócio aciona automaticamente o setor financeiro para a cobrança e o estoque para a separação do produto.
Com isso, além da satisfação do cliente na sua experiência de compra, economiza-se tempo, além de recursos humanos e materiais.
Na área contábil e fiscal
Os sistemas de contabilidade, como o Conta Azul, têm facilitado diversos processos burocráticos, sem a insegurança de infringir as legislações vigentes. Veja alguns deles:
- Automação de lançamentos de recebíveis
- Automação de emissão e lançamentos de notas fiscais
- Automação dos lançamentos de pagamentos
- Integração de sistemas
Na área de recursos humanos
Entre os benefícios da automação na área de recursos humanos, estão:
- A otimização de tempo: com os documentos arquivados em nuvens ou ferramentas de gestão, como a Feedz.
- Facilidade na análise de dados: já que as ferramentas de gestão comportam todas as informações em um só lugar. Além de oferecerem, muitas vezes, mapeamentos das tarefas executadas e diagnósticos de trabalhos.
- Redirecionamento de esforços: com a abrangência de informações ampliada, os gestores possuem maior controle sobre a equipe, uma vez que essas ferramentas conseguem diagnosticar erros e acertos em tempo real.
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